Guide d'utilisation
Tout ce qu'il faut pour tenir le dossier de vos chantiers, de la création à la réception. Dans votre espace, le bouton « ? » à côté de chaque bloc renvoie à la section correspondante.
1. Premiers pas
- Connectez-vous avec votre adresse e-mail : vous recevez un code de connexion, sans mot de passe. C'est le même compte que ChantierLink.
- Indiquez le nom de votre entreprise (le SIRET est facultatif) : votre espace est créé et votre essai de 7 jours démarre.
- Le tableau de bord affiche votre capacité : chantiers actifs, stockage utilisé et responsables.
2. Créer un chantier
- Cliquez sur « Nouveau chantier ».
- Donnez une référence unique (par exemple celle de votre devis) et un intitulé.
- Choisissez le type de chantier : il fixe la liste des pièces attendues, dont les étapes sensibles à photographier avant fermeture.
- Renseignez le client et son e-mail : il servira pour ses décisions.
Un chantier clôturé ne compte plus dans vos chantiers actifs, mais reste consultable. Vous pouvez le réouvrir à tout moment.
3. Déposer les pièces
Photos, devis, essais, PV, notices : déposez chaque pièce sur la fiche du chantier, au moment où elle est produite.
- Choisissez le fichier (PDF, JPEG, PNG, WebP ou HEIC, 25 Mo maximum) et donnez-lui un titre.
- Indiquez son type, l'étape et la date de la pièce.
- Si elle correspond à une pièce attendue, sélectionnez-la : elle passe à « Fournie ».
À chaque dépôt, l'empreinte SHA-256 du fichier est calculée et la pièce est enregistrée dans la mémoire KARL Core. Si le fichier était modifié ensuite, son empreinte ne correspondrait plus.
La date de prise de vue est celle que vous déclarez ; la date de réception est celle du serveur. Une photo prouve qu'elle n'a pas été modifiée, pas que l'ouvrage est conforme.
4. Décisions du client
Pour un devis, un avenant ou une réception, demandez la décision du client sur le document déposé.
- Dans « Décisions du client », choisissez le document, l'objet et, si besoin, le montant TTC.
- Le client reçoit un lien personnel et un code à 6 chiffres. Il consulte le document puis accepte, ou refuse en indiquant son motif.
- La décision porte sur la version exacte du document : si vous le modifiez, il faudra une nouvelle décision.
Tant que l'envoi automatique par e-mail n'est pas activé, le lien et le code s'affichent une seule fois après la demande : transmettez-les au client.
5. Réserves et réception
- À la réception, ouvrez une réserve pour chaque point à reprendre ; elles sont numérotées R1, R2…
- Une fois la reprise faite, déclarez-la en joignant la pièce qui la montre (photo, PV).
- Proposez la levée au client : il l'accepte ou la refuse, comme une décision.
6. Le dossier vérifiable
Le bouton « Ouvrir le dossier vérifiable » de la fiche chantier rassemble les pièces, les décisions, les réserves et la chronologie. Le dossier est accompagné d'un manifeste signé : on peut contrôler qu'il n'a pas été modifié.
Le dossier appuie votre bonne foi ; il ne garantit pas l'issue d'un litige. Sa portée dépend du cas et de l'appréciation du juge ou de l'expert.
7. Votre équipe
- Responsables : ils administrent tout et sont comptés dans votre offre.
- Contributeurs : ils déposent des pièces sur les chantiers qui leur sont ouverts. Gratuits.
- Invités : ils consultent les chantiers qui leur sont ouverts, sans rien modifier. Gratuits.
Dans « Équipe », créez une invitation avec l'adresse e-mail de la personne et les chantiers à lui ouvrir. Elle rejoint votre équipe en se connectant avec cette adresse ; l'invitation est valable 14 jours.